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Zollberatung einfach erklärt — Definition & Bedeutung:
Zollberatung bezeichnet die professionelle Unterstützung von Unternehmen und Privatpersonen bei allen Fragen rund um den grenzüberschreitenden Warenverkehr. Sie umfasst die Beratung zu zollrechtlichen Vorschriften, die Planung und Optimierung von Zollprozessen, der Durchführung von Zollanmeldungen und Beratung bei allen hiermit zusammenhängenden Fragestellungen sowie die Unterstützung bei der Kommunikation mit den Zollbehörden. Ziel der Zollberatung ist es, rechtskonforme, effiziente und kostengünstige Import- und Exportabläufe sicherzustellen.
Wer benötigt Zollberatung?
Tätigen Unternehmen Geschäfte mit Partnern, Lieferanten oder Kunden außerhalb der EU und bewegen hierzu, Waren oder bieten Dienstleistungen an, dann sind sie von einer Vielzahl von Vorschriften betroffen. Je nachdem, wie hoch hier das Versandaufkommen ist, mit welchen Waren gehandelt wird, in welche Länder hierzu Beziehungen unterhalten werden oder ob Waren importiert, exportiert werden oder beides, erhöht sich womöglich das Ausmaß und die Komplexität der einzuhaltenden Vorschriften.
Darüber hinaus ist je nach Geschäftsfeld und Umfang der Tätigkeit von großer Bedeutung, dass ein funktionierendes Compliance-System im Unternehmen implementiert ist, welches auf möglichst automatisierten Prozessen beruht. So sind Unternehmen in der Lage, im Alltag umso effektiver und schneller zu arbeiten. Aber auch für kleinere Unternehmen sowie Start-ups ist es wichtig, die alltäglichen Problemstellungen bewältigen zu können, die sich im internationalen Handelsverkehr auftun. Und/oder beschriebene Prozesse von Anfang an gut zu gestalten, um ein gesundes Wachsen in allen Bereichen des Unternehmens zu gewährleisten.
Häufig verfügen solch international tätige Unternehmen unabhängig ihrer Größe nicht über ausreichend zeitliche, personelle oder fachliche Ressourcen. In Unternehmen gibt es häufig keine „Zollabteilungen“, die sich vor allem bei großem Versandaufkommen ausschließlich zuvor beschriebenem widmen. Häufig müssen Mitarbeiter in vielen weiteren Bereichen tätig sein und die komplexen Themen von Zoll und Außenwirtschaft können nicht mit der nötigen Zeit und Sorgfältigkeit bearbeiten werden. Oder Unternehmen stehen noch relativ am Anfang, jedenfalls was Geschäfte ins EU-Ausland betrifft, doch plötzlich wachsen hier schnell Geschäftsfelder, die entsprechende Expertise hinsichtlich Zoll und Außenwirtschaft konnte bis dato im Unternehmen noch nicht gesammelt werden. So häufen sich hier Probleme, die sich auf weitere Abläufe der gesamten Versandlogistik auswirken. Bei diesen und vielen weiteren Umständen in Unternehmen kann Zollberatung von außen eine enorme Unterstützung bieten, wovon letztendlich das Unternehmen und dessen Kunden gleichermaßen profitieren.
Aufgaben von Zollberatung
Wie schon angedeutet ist der Bereich der Zollberatung vielfältig, dies umfasst zum einen die Zollabwicklung und die hiermit zusammenhängenden Fragestellungen zum anderen das breite Feld der unternehmensinternen Compliance hinsichtlich Zoll- und Außenwirtschaftsrecht. Sowie zusätzlich die Kommunikation mit Zollbehörden und das Stellen von Anträgen, wie zuvor beschrieben beispielsweise bezüglich Vereinfachungen oder Begünstigungen im Zollmanagement, durch welche Zeit, Ressourcen und Geld gespart werden kann.
Zu den konkreten Bereichen der Zollberatung gehören beispielsweise:
- Zolltarifierung;
- Präferenzrecht & Ursprungsregeln;
- Exportkontrolle & Sanktionen;
- Zollbewilligungen & AEO;
- Zollstrafrecht & Ordnungswidrigkeiten;
- Unterstützung bei Zollprüfungen;
- Prozess- & Compliance-Lösungen.
Darüber hinaus geht Zollberatung über den rein theoretischen Bereich hinaus, schließlich ist für Unternehmen die praktische Umsetzung des zuvor beschriebenen von höchster Priorität. Wie setze ich all dies gesetzeskonform um, ohne hierbei den Geschäftsbetrieb zu verlangsamen und stetig mehr Ressourcen aufzuwenden? Besonders von Bedeutung ist hier die Auswahl geeigneter Software, um Prozesse überwiegend automatisiert zu ermöglichen. Bei all diesen Aufgaben kann Zollberatung erheblich unterstützen, jedenfalls, wenn diese einen gesamtheitlichen Ansatz verfolgt.
Nebengebiete der Zollberatung
Das Zollmanagement und so die Zollberatung gleichermaßen streifen neben den Gebieten Zoll- und Außenwirtschaft viele weitere Felder. Insbesondere treten häufig Fragen bezüglich Umsatzsteuer und der Einfuhrumsatzsteuer und im Einzelnen hier hinsichtlich Vorsteuerabzug und Rechnungsstellung, beispielsweise auch im Zusammenhang mit sogenannten „Dreiecksgeschäften“, auf. Außerdem stellen sich oftmals Fragen hinsichtlich Vertragsgestaltung mit Lieferanten im Drittland, speziell die Ausgestaltung im Rahmen der sog. Incoterms oder Einbeziehung von Exportkontrollverpflichtungen in Verträgen.
Bezüglich der zuvor genannten zollrechtlichen Bewilligungen und deren Beantragung bestehen immerwieder Unklarheiten oder es fehlen Zeit und Ressourcen bezüglich dieser. In diesem Fall besteht bei Beanspruchung externer Zollberatung bei entsprechender juristischer Qualifikation die Möglichkeit, den gesamten Beantragungsprozess der Bewilligungen übernehmen zu lassen.
Stehen bereits Sanktionen im Raum, sind Sie zudem darauf angewiesen, sich von einem Rechtsanwalt vertreten zu lassen. Auch dies kann unter Umständen im Rahmen der Zollberatung übernommen werden.
Wir erörtern mit Ihnen Umfang, Vorgehen und individuelle Gestaltung möglicher Beratung.
Risiken ohne Zollberatung — Was kann schiefgehen?
Die falsche Tarifierung von Waren kann bspw. viele Folgen haben. Es werden möglicherweise in der Folge keine oder zu niedrige Zölle erhoben oder Verbote und Beschränkungen werden verkannt. Häufig drohen dann am Ende Nachzahlungen, Bußgelder oder im schlimmsten Fall Strafen. Außerdem kann es zu Lieferverzögerungen kommen, durch nicht optimierte Prozesse hinsichtlich Zollabwicklung im Unternehmen. Dies führt zu wirtschaftlichen Nachteilen, Unternehmen können Kunden verlieren oder müssen Vertragsstrafen für solche Verzögerungen zahlen etc. Oder es werden schlicht Zollvorteile verpasst. Zum Beispiel durch Ausnutzen der Präferenz- und Ursprungsregeln oder eben dadurch, dass Möglichkeiten durch die Beantragung von Zollbewilligungen nicht ausgenutzt werden.
Vorteile einer professionellen Zollberatung
Die Vorteile der Zollberatung sind vielfältig, einerseits werden Risiken hinsichtlich Strafen und Bußgeldern minimiert. Andererseits trägt sie zur Verbesserung unternehmensinterner Strukturen und Prozesse bei, dies wirkt wiederum nach außen und auch Kunden profitieren so.
- Vermeidung von Risiken.
- Nutzung von Zollvorteilen.
- Entlastung der internen Abteilungen.
- Effizienzsteigerung durch optimierte Prozesse.
Anforderungen an effektive Zollberatung
Hier gibt es grundsätzlich zwei Bedürfnisse, die Unternehmen im Bereich Zollmanagement haben, welche durch Zollberatung berücksichtigt werden sollten. Zum einen geht es um die kleineren und größeren Probleme, die täglich im Betrieb im Rahmen der Zollabwicklung auftreten können und die einer schnellen Lösung bedürfen. Beispielsweise bestehen Fragen zu einer bestimmten Sendung und der Angaben in der Zollanmeldung, wie z.B. die korrekte Zolltarifnummer einer Ware oder welche Unterlagencodierung hinzugefügt werden muss. Zum anderen bedarf es im Bereich Zollmanagement und Compliance langfristiger und gut geplanter Konzepte und in diesem Zusammenhang effektiv gestaltete Prozesse. Wie z.B. bei Sanktionslistenprüfung von Geschäftspartnern und die Einbindung geeigneter Software hierzu.
Dementsprechend sollte Ihr externer Zollberater kurzfristig und unkompliziert zu erreichen sein und bezüglich Ihrer Problemstellungen schnelle und pragmatische Lösungsansätze im Einzelfall anbieten können. Auch eine Anpassung an die speziellen Anforderungen Ihres Geschäftsbereichs sollten Teil der Kompetenzen sein. So können bei enger Zusammenarbeit mit Ihnen schnell und effektiv langfristige Konzepte erstellt werden.
Außerdem wird juristisches Fachwissen aufseiten des Zollberaters benötigt, um Sie geeignet im Rahmen der vielen Vorschriften, welche Anwendung finden und sich stetig ändern, unterstützen zu können. Jedoch reicht reines juristisches Fachwissen auf diesem Gebiet häufig nicht aus. Schließlich stellen rechtliche Gutachten zwar die geltende Rechtslage und die Möglichkeiten innerhalb dieser dar, aber wie dies im Unternehmen effektiv umgesetzt werden kann, steht häufig auf einem anderen Blatt Papier. Benötigt wird hier, Erfahrung und Expertise u.a., im betriebswirtschaftlichen Bereich sowie hinsichtlich Prozessen in der Unternehmenslogistik.
Fazit
Insgesamt stellt eine Zollberatung für Unternehmen eine enorme Unterstützung dar, welche bei richtiger Integration in Prozesse Zeit und Ressourcen spart. Zollberatung unterstützt in rechtlicher und praktischer Hinsicht Unternehmen, sich im Bereich Zollmanagement und allen hiermit zusammenhängenden Gebieten gut aufzustellen und hilft bei entsprechender Flexibilität kurz- und langfristig Problemstellungen effektiv zu lösen.
Ob schnelle Antworten oder Konzeptentwicklung, von der Sie als Unternehmen langfristig profitieren. Wir sind der richtige Partner für Sie.